Pracodawcy często mają pytania dotyczące prawa do żądania informacji o chorobie pracowników. W artykule omówimy, jakie dane mogą być żądane, jak RODO wpływa na przetwarzanie danych zdrowotnych oraz jakie obowiązki mają pracodawcy w zakresie ochrony zdrowia. Poznaj swoje prawa i obowiązki w kontekście informacji o stanie zdrowia w miejscu pracy!
Czy pracodawca ma prawo żądać informacji o chorobie?
W polskim porządku prawnym kodeks pracy jasno określa zakres informacji, których pracodawca może wymagać od pracownika. Pracodawca nie ma prawa żądać szczegółowych informacji o chorobie pracownika, poza przypadkami ściśle określonymi przez przepisy. Najczęściej wystarczającą informacją jest przedstawienie zwolnienia lekarskiego L4. W takim dokumencie nie znajdują się dane dotyczące rodzaju schorzenia, a jedynie okres niezdolności do pracy oraz ewentualne wskazania dotyczące opieki lub zakazu wykonywania określonych czynności.
Obowiązujące regulacje mają na celu ochronę danych osobowych pracowników, w tym ich prawa do prywatności oraz poufności informacji o stanie zdrowia. RODO oraz krajowe przepisy o ochronie danych osobowych zabraniają pracodawcy domagania się ujawnienia diagnozy medycznej czy informacji o chorobie przewlekłej pracownika. Jedynym wyjątkiem może być sytuacja, gdy pracownik sam zdecyduje o przekazaniu takich danych, np. w celu skorzystania z uprawnień związanych z niepełnosprawnością.
Jakie dane może żądać pracodawca?
Zakres informacji, jakich pracodawca może wymagać od pracownika, jest ściśle określony przez przepisy kodeksu pracy oraz ustaw szczególnych. Zasadniczo pracodawca ogranicza się do żądania podstawowych danych osobowych oraz informacji niezbędnych do realizacji obowiązków prawnych, takich jak prowadzenie akt osobowych czy realizacja świadczeń pracowniczych.
Pracodawca nie jest uprawniony do swobodnego poszerzania katalogu wymaganych danych. W praktyce oznacza to, że wszelkie dodatkowe informacje, takie jak szczegóły dotyczące zdrowia czy życia prywatnego, mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy pracownik wyrazi na to świadomą i dobrowolną zgodę.
Podstawowe dane osobowe
Wśród danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika, znajdują się te, które pozwalają na identyfikację oraz kontakt. Są to dane absolutnie niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy wobec instytucji państwowych oraz samego pracownika. Bez tych informacji nie byłoby możliwe zawarcie umowy o pracę oraz wykonanie podstawowych czynności administracyjnych.
Do podstawowych danych osobowych, które może żądać pracodawca, należą:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe (adres zamieszkania, numer telefonu, e-mail),
- numer PESEL lub inny dokument potwierdzający tożsamość.
Informacje dotyczące wykształcenia i kwalifikacji
Pracodawca może wymagać również przedstawienia dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz kwalifikacje zawodowe. Jest to niezbędne do prawidłowej oceny przygotowania kandydata do wykonywania określonej pracy. Informacje te są istotne z punktu widzenia organizacji pracy oraz zapewnienia bezpieczeństwa na stanowisku.
Dane dotyczące wykształcenia obejmują nazwy ukończonych szkół, zdobyte tytuły zawodowe oraz certyfikaty potwierdzające zdobyte umiejętności. Pracodawca może żądać tych informacji wyłącznie w zakresie, w jakim są one związane z wykonywaną pracą lub procesem rekrutacji na dane stanowisko.
Przetwarzanie danych o stanie zdrowia
Obowiązujące przepisy, w szczególności RODO, traktują informacje o stanie zdrowia jako dane wrażliwe, którym przysługuje szczególna ochrona. Pracodawca nie może zbierać, przechowywać ani przetwarzać tych danych bez podstawy prawnej lub wyraźnej zgody pracownika. W praktyce oznacza to, że nawet w przypadku długotrwałej nieobecności czy choroby przewlekłej, pracownik nie musi ujawniać szczegółów dotyczących swojego zdrowia.
Przetwarzanie danych wrażliwych przez pracodawcę jest możliwe wyłącznie na inicjatywę pracownika, a wszelkie działania w tym zakresie muszą być zgodne z zasadami poufności, minimalizacji i bezpieczeństwa danych.
Wszelkie naruszenia mogą skutkować odpowiedzialnością administracyjną i cywilną pracodawcy.
RODO a dane wrażliwe
RODO wprowadza bardzo restrykcyjne zasady dotyczące przetwarzania danych wrażliwych, do których zalicza się informacje o stanie zdrowia, niepełnosprawności czy przebytych chorobach. Pracodawca nie może domagać się przekazania takich danych w standardowym procesie rekrutacji lub zatrudnienia. Wyjątkiem są sytuacje, gdy wymagają tego przepisy szczególne, np. związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Zgromadzone informacje muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym. Pracodawca zobowiązany jest również do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych oraz wdrożenia procedur zgodnych z wymogami RODO.
Zgoda pracownika na przetwarzanie danych
W niektórych przypadkach pracownik może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia. Zgoda taka musi być dobrowolna, konkretna i świadoma, a pracownik musi zostać poinformowany o przysługujących mu prawach. Pracodawca nie może uzależniać zawarcia lub kontynuowania stosunku pracy od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych wrażliwych, jeśli nie jest to konieczne z punktu widzenia przepisów prawa.
Zgoda powinna być udzielona na piśmie i określać zakres oraz cel przetwarzania danych. Pracownik ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę bez podania przyczyny, a pracodawca musi natychmiast zaprzestać dalszego przetwarzania tych danych.
Obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony zdrowia
Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz stałej ochrony zdrowia pracowników. Dotyczy to zarówno profilaktyki, jak i eliminowania zagrożeń zdrowotnych wynikających z organizacji pracy. Pracodawca powinien regularnie kierować pracowników na badania lekarskie oraz kontrolować przestrzeganie zasad BHP.
W kontekście osób z niepełnosprawnością lub chorobą przewlekłą, obowiązkiem pracodawcy jest również dostosowanie stanowiska pracy do indywidualnych potrzeb pracownika. Może to obejmować elastyczny model pracy, umożliwienie korzystania z przerw na rehabilitację zawodową czy wsparcie w powrocie do pracy po dłuższej nieobecności.
Co grozi za niepowiadomienie pracodawcy o nieobecności?
Pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania pracodawcy o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności w pracy. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami służbowymi, włącznie z upomnieniem, naganą lub rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Brak informacji o nieobecności może prowadzić do uznania jej za nieusprawiedliwioną, co w świetle przepisów prawa pracy jest poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych i może prowadzić do utraty prawa do wynagrodzenia za czas nieobecności.
Pracownik ponosi również odpowiedzialność pracownika za szkody wyrządzone przez nieobecność, jeśli uniemożliwiło to prawidłowe funkcjonowanie firmy lub realizację umów z kontrahentami.
Jakie są prawa pracownika w kontekście danych osobowych?
Każdy pracownik posiada określone prawa związane z danymi osobowymi, w tym prawo do informacji, dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, wycofania zgody oraz usunięcia danych. Pracownik może żądać wyjaśnień dotyczących sposobu, w jaki pracodawca przetwarza jego dane, oraz uzyskać informacje o podmiotach, którym zostały one udostępnione.
W przypadku podejrzenia naruszenia zasad ochrony danych osobowych, pracownik ma prawo zgłosić sprawę do inspektora ochrony danych w zakładzie pracy lub skierować skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Warto również pamiętać, że tajemnica informacji o stanie zdrowia jest szczególnie chroniona, a jej ujawnienie bez zgody pracownika stanowi poważne naruszenie prawa.
Co warto zapamietać?:
- Pracodawca nie ma prawa żądać szczegółowych informacji o chorobie pracownika, wystarczy zwolnienie lekarskie (L4).
- Podstawowe dane osobowe, które pracodawca może żądać, to: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe oraz numer PESEL.
- Informacje o stanie zdrowia są danymi wrażliwymi, które pracodawca może przetwarzać tylko za zgodą pracownika.
- Pracownik ma obowiązek niezwłocznie informować pracodawcę o nieobecności, w przeciwnym razie grożą mu konsekwencje służbowe.
- Pracownik ma prawo do ochrony danych osobowych, w tym do dostępu, sprostowania i usunięcia swoich danych.
