Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej możesz złożyć w dowolnej formie – nawet telefonicznie, SMS-em lub e-mailem. Zrób to najpóźniej w dniu, w którym chcesz skorzystać ze zwolnienia. Nie musisz przedstawiać zaświadczenia lekarskiego ani szczegółowej dokumentacji medycznej.
Jak szybko złożyć wniosek?
Potocznie mówi się o „urlopie z powodu siły wyższej”, ale przepisy Kodeksu pracy określają to uprawnienie jako zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Dotyczy ono pilnej sprawy rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem, gdy Twoja natychmiastowa obecność jest niezbędna.
Wniosek nie ma urzędowego wzoru. Możesz przekazać go przełożonemu, działowi kadr albo osobie wskazanej w zasadach obowiązujących w firmie. Jeżeli zdarzenie nastąpi już w czasie pracy, zgłoszenie może obejmować pozostałą część dnia lub konkretne godziny.
To ustawowe uprawnienie, a nie urlop wypoczynkowy wymagający swobodnej zgody pracodawcy. Przy spełnieniu warunków z art. 148¹ Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić zwolnienia.
Jak złożyć wniosek krok po kroku?
W nagłej sytuacji postępuj w następującej kolejności:
- Sprawdź, czy zdarzenie dotyczy pilnej sprawy rodzinnej wywołanej chorobą lub wypadkiem i czy Twoja obecność jest konieczna natychmiast.
- Poinformuj pracodawcę lub przełożonego najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Możesz zrobić to przed rozpoczęciem pracy albo w trakcie dnia.
- Wybierz dostępny kanał komunikacji, na przykład telefon, SMS, e-mail, system kadrowy albo formę papierową. Przy zgłoszeniu telefonicznym warto później potwierdzić je wiadomością.
- Wskaż datę albo godziny nieobecności oraz napisz, że korzystasz ze zwolnienia z powodu siły wyższej.
- Jeżeli jest to Twój pierwszy taki wniosek w roku, zdecyduj, czy limit będzie rozliczany w dniach, czy w godzinach.
Pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat przysługują 2 dni albo 16 godzin zwolnienia w roku kalendarzowym. Pierwszy wniosek przesądza o sposobie wykorzystania limitu w danym roku. Przy wyborze godzinowym pracownik nie może później przejść na rozliczenie dzienne.
Za czas zwolnienia zachowujesz prawo do 50% wynagrodzenia. Jest to odrębne uprawnienie, więc nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego.
Co powinno znaleźć się we wniosku?
Treść nie musi być długa. Powinna jednak pozwalać ustalić, kto składa wniosek, kiedy chce skorzystać ze zwolnienia i z jakiej podstawy korzysta:
- Dane pracownika – imię, nazwisko i ewentualnie stanowisko lub dział.
- Data złożenia oraz termin nieobecności – konkretny dzień albo przedział godzin.
- Ogólna informacja o przyczynie – pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem.
- Oświadczenie o konieczności natychmiastowej obecności – bez opisywania prywatnych szczegółów.
- Wymiar zwolnienia – dni lub godziny, a przy pierwszym wniosku także wybór sposobu rozliczania limitu.
Nie musisz opisywać rozpoznania, leczenia ani stanu zdrowia członka rodziny. Przepisy nie wymagają zaświadczenia lekarskiego ani dokumentacji medycznej. Pracodawca może potrzebować ogólnej informacji potwierdzającej, że zachodzą ustawowe przesłanki, ale nie powinien żądać szczegółowych danych medycznych.
Przykładowa wiadomość do skopiowania:
Proszę o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na podstawie art. 148¹ Kodeksu pracy w dniu [data] w wymiarze [liczba godzin / cały dzień]. Przyczyną jest pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem, wymagająca mojej natychmiastowej obecności. [W pierwszym wniosku w roku: wybieram godzinowy / dzienny sposób wykorzystania limitu].
Siła wyższa, urlop na żądanie czy opieka nad dzieckiem?
Te rozwiązania mają inne przesłanki, wymiar i zasady płatności. Wybierz formę odpowiadającą rzeczywistej sytuacji:
| Rodzaj zwolnienia | Płatność | Wymiar | Główny cel |
|---|---|---|---|
| Zwolnienie z powodu siły wyższej | 50% wynagrodzenia | 2 dni albo 16 godzin rocznie | Pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem |
| Urlop na żądanie | 100% wynagrodzenia urlopowego | Do 4 dni w roku, w ramach urlopu wypoczynkowego | Nagła potrzeba wolnego bez szczególnej przyczyny rodzinnej |
| Zwolnienie na opiekę nad dzieckiem | 100% wynagrodzenia | 2 dni albo 16 godzin rocznie | Opieka nad dzieckiem do ukończenia 14 lat |
Urlop na żądanie pomniejsza urlop wypoczynkowy, a zwolnienie z powodu siły wyższej nie. Z kolei opieka nad dzieckiem ma własne warunki i nie zastępuje zwolnienia z art. 148¹ Kodeksu pracy. Awaria samochodu, opóźniony pociąg czy zwykła sprawa organizacyjna co do zasady nie spełniają przesłanek siły wyższej. W takich przypadkach można rozważyć urlop na żądanie, wyjście prywatne albo inne ustalenie z pracodawcą.
Przy niepełnym etacie godzinowy limit ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a niepełne godziny zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Limit nie przechodzi na kolejny rok i nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego.
Sprawdź wniosek przed wysłaniem
Przed wysłaniem wiadomości upewnij się, że zawiera najważniejsze informacje:
- Czy zgłaszasz zwolnienie najpóźniej w dniu, którego dotyczy nieobecność?
- Czy sytuacja jest pilną sprawą rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem?
- Czy wyjaśniasz, że Twoja natychmiastowa obecność jest niezbędna?
- Czy wskazujesz konkretny dzień albo liczbę godzin zwolnienia?
- Czy przy pierwszym wniosku w roku wybrałeś rozliczenie dzienne lub godzinowe?
Jeżeli pracodawca odmawia mimo spełnienia ustawowych warunków, zachowaj wysłaną wiadomość i potwierdzenie jej doręczenia. W razie sporu możesz zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy.
